Việc hành chính: nó không biến mất, nhưng nó dồn được

Không ai vào nghề nghiên cứu vì thích điền biểu mẫu. Nhưng đến giữa sự nghiệp, hành chính chiếm phần lớn hơn nghiên cứu trong lịch của phần lớn người — và đó là điều không ai nói khi tuyển người vào.

Hành chính gồm những gì

• Báo cáo đề tài, quyết toán, hồ sơ mua sắm.
• Hồ sơ đạo đức nghiên cứu và các phê duyệt.
• Hội đồng, hội nghị, các cuộc họp bắt buộc.
• Đánh giá đồng nghiệp, đánh giá chương trình, kiểm định.
• Thư từ mà mỗi cái tưởng nhỏ nhưng cộng lại thành nửa ngày.

Nguyên tắc dồn việc

• Không xử lý ngay khi việc đến, trừ khi thật sự gấp.
• Đặt một buổi cố định trong tuần cho toàn bộ hành chính.
• Làm vào lúc đầu óc mệt nhất — hành chính không đòi sáng tạo.
• Xử lý theo lô cùng loại: mọi biểu mẫu một lần, mọi thư một lần.

Giảm khối lượng thật

• Giữ mẫu sẵn cho những gì lặp lại: thư giới thiệu, mô tả đề tài, tiểu sử ngắn.
• Giữ một tệp thông tin hay bị hỏi: mã số, ngày tháng, chức danh, tên đơn vị chuẩn.
• Trả lời thư ngắn — thư ba câu và thư ba đoạn đều được việc như nhau.
• Từ chối hội đồng không liên quan tới mình.

Nhận việc phục vụ cho đúng

• Một số việc đáng nhận: phản biện, hội đồng tuyển sinh, ban biên tập.
• Chúng xây quan hệ và cho bạn thấy hệ thống vận hành thế nào.
• Một số việc chỉ tốn thời gian và không ai nhớ.
• Phân biệt hai loại đó là kỹ năng phải học, và người mới thường nhận hết.

Bẫy của người trẻ

• Nhận mọi việc để chứng minh mình hợp tác.
• Việc phục vụ phân bổ không đều — người dễ tính nhận nhiều hơn.
• Nó không được tính khi xét thăng hạng bằng công bố.
• Nói không là kỹ năng nghề, không phải khuyết điểm nhân cách.

Một điều đáng nhớ

Làm hành chính vào lúc đầu óc mệt nhất trong ngày.

Nó là loại việc duy nhất trong nghề này không đòi hỏi sáng tạo — và dùng buổi sáng tỉnh táo nhất để điền biểu mẫu là cách phổ biến nhất khiến người ta bận cả năm mà không viết được bài nào.

Câu hỏi thường gặp